Transformation
Im Jahr 2024 erzielte das Projekt Transformation wichtige Fortschritte, die sowohl die Einführung neuer Arbeitsinstrumente als auch die aktive Einbindung der Justizbehörden und ihrer Mitarbeitenden entscheidend voranbrachten. Im Fokus standen dabei innovative Ansätze, zielgerichtete Service-Angebote und umfassende Schulungs- sowie Befähigungsmassnahmen, die den Wandel nachhaltig förderten.
Ein starkes Netzwerk für den digitalen Wandel
Das Ambassadorenprogramm blieb auch im Jahr 2024 eine zentrale Säule des Projekts. Rund 130 engagierte Ambassadorinnen und Ambassadoren aus Staatsanwaltschaften, Bezirks-, Kantons- und Bundesgerichten trieben die Digitalisierung mit grossem Einsatz voran.
Die Weiterentwicklung und Schulung der Teilnehmenden hatte dabei höchste Priorität. Insgesamt wurden acht Online-Kurse, davon vier Onboarding-Meetings in deutscher und französischer Sprache durchgeführt. Die Kursthemen umfassten «Scanning-Lösungen», «Projektplanung» und «Change-Management». Durch die gelungene Kombination aus theoretischem Wissen und praktischen Anwendungen wurden die Ambassadorinnen und Ambassadoren optimal auf ihre Aufgaben vorbereitet.
Projektleitende der Justizbehörden
Im März und Juni 2024 fanden zusätzlich zwei grosse Onboarding-Veranstaltungen für Projektleitende der Justizbehörden sowie der Sozialversicherungs- und Verwaltungsgerichte statt. Die Schweizer Justiz hat unterdessen 65 Projektleitende für die Umsetzung der internen Digitalisierungsprojekte engagiert und mit Justitia 4.0 bekannt gemacht. Diese wurden vom Transformationsteam umfassend eingeführt und bei Bedarf individuell unterstützt, damit eine reibungslose Umsetzung der Projekte in den einzelnen Justizbehörden gelingen kann.
Informationsveranstaltungen für Mitarbeitende
Ein besonderer Fokus lag im Berichtsjahr auf der Information und Einbindung der Mitarbeitenden der Justizbehörden. In verschiedenen Kantonen wurden Informationsveranstaltungen organisiert, bei denen das Projekt Justitia 4.0 umfassend vorgestellt wurde. Solche Events sind ein zentraler Erfolgsfaktor, um die Mitarbeitenden der Justizbehörden zu vernetzen und ein gemeinsames Verständnis für die Transformation zu schaffen.
Der Change-Kompass: Wegweiser für den digitalen Wandel
Ein weiteres Highlight des Jahres war der erfolgreiche Einsatz des Change-Kompasses. Dieser Workshop hilft Justizbehörden, ihre Bereitschaft für den digitalen Wandel zu reflektieren und gezielte Massnahmen zur Förderung der Transformation für ihre eigene Behörde zu definieren. Die positiven Rückmeldungen führten dazu, dass das Angebot im Jahr 2025 auf weitere Kantone ausgeweitet wird.
«Der Change Kompass kam für das Verwaltungsgericht im richtigen Zeitpunkt und mit dem richtigen Inhalt. Nachdem das BEKJ wohl auf der Zielgeraden ist und auch der Kanton Schwyz die Digitalisierung vorantreibt, war es an der Zeit, sämtlichen Mitarbeitenden ein greifbares Bild des elektronischen Rechtsverkehrs in der Justiz zu vermitteln. Dies ist mit der Präsentation von Justitia 4.0 rundum gelungen. Die erhaltenen Informationen bildeten für die anschliessende Diskussion eine ideale Basis und befähigten uns, die nächsten Schritte konkret anzugehen.»
Fit-for-Change: Workshops für Veränderung
Mit dem modularen Konzept Fit for Change wurde ein weiterer Meilenstein in der Begleitung der Justizbehörden erreicht. Die auf die Bedürfnisse der Behörden angepassten Workshops unterstützen Führungskräfte und Mitarbeitende bei der Einführung neuer Arbeitsinstrumente wie der Plattform justitia.swiss und der eJustizakte-Applikation (JAA).
Die im Jahr 2024 entwickelten Module widmeten sich Schlüsselthemen wie «Mitarbeitende auf die Reise der Veränderung mitnehmen», «Widerstände verstehen und konstruktiv damit umgehen» sowie «Interne Arbeitsabläufe und Rollen anpassen». Diese Workshops werden in den kommenden Monaten gemeinsam mit den Justizbehörden weitergeführt, um eine reibungslose Einführung der neuen Arbeitstools (Plattform und JAA) zu gewährleisten.
Neue Service-Angebote und wertvolle Leitfäden
Zur Unterstützung der Justizbehörden wurden 2024 zahlreiche neue Service-Angebote geschaffen. Besonders hervorzuheben sind die erstellten Merkblätter zu Themen wie «Finanzen», «Change-Management» und «Pilotierung der Plattform». Mit rund 2100 Downloads boten diese Dokumente wertvolle Orientierung.
Das Projektteam analysiert kontinuierlich die Bedürfnisse der Justizbehörden, um neue Leitfäden und Merkblätter zu entwickeln. Nach einem gründlichen Review-Prozess mit der Fachgruppe Transformation werden diese auf der Projektwebsite veröffentlicht, wo sie jederzeit zugänglich sind.
Kundenberatende für Pilotkantone: Massgeschneiderte Unterstützung
Im Jahr 2024 wurde das Projektteam Transformation ausgebaut durch Transformationsexpertinnen und -experten, insbesondere aber durch Kundenberaterinnen und Kundenberater. Diese begleiten und unterstützen die Justizbehörden in den Pilotkantonen der Plattform. In einem nächsten Schritt werden auch die JAA-Pilotkantone in dieses Betreuungsmodell eingebunden. Zur Sicherstellung einer effektiven und einheitlichen Betreuung wurden massgeschneiderte Leitfäden und Hilfsmittel entwickelt, welche die Arbeit der Kundenberatenden standardisieren und strukturieren.
Nächste Schritte
Auch 2025 wird die Transformation konsequent vorangetrieben, um den vielfältigen Anforderungen der Justizbehörden gerecht zu werden. Neue Kundenberatende werden rekrutiert und in das Projekt eingeführt, um eine flächendeckende Unterstützung sicherzustellen.
Der Fokus liegt auf der Fertigstellung der Einführungskonzepte sowie der Planung des Roll-outs für die Phase nach Inkraftsetzung des BEKJ in den Kantonen. Geplant sind drei bis vier Online-Kurse und ein bis zwei Veranstaltungen speziell für Ambassadorinnen und Ambassadoren sowie Projektleitende der Justizbehörden. Ein strukturiertes Schulungskonzept für die Anwaltschaft und Justizbehörden wird bereitgestellt, um eine effektive Einführung der neuen Tools sicherzustellen.
Mit Engagement und Innovation hat das Jahr 2024 den Weg für eine moderne und effiziente Justiz geebnet. Das Projekt Transformation bleibt auch im kommenden Jahr ein Schlüssel, um die Mitglieder und Mitarbeitenden der Justizbehörden auf den Weg in die digitale Zukunft der Justiz mitzunehmen.